Jaki system księgowy wybrać?

Zakup systemu księgowego powinien być poprzedzony dokładną analizą potrzeb firmy i porównaniem ich z funkcjami dostępnych na rynku programów. Istotne znaczenie przed podjęciem decyzji mają także wielkość firmy oraz branża, w której działa. Z doświadczenia wiemy, że inwestycja w rozbudowany system klasy ERP nie zawsze jest konieczna. Bardzo często kluczem do sukcesu okazuje się odpowiednie zaplanowanie oraz wdrożenie systemu.

Dobry system księgowy pozwala także na automatyzację transakcji (powtarzające się co miesiąc identyczne księgowania) oraz ułatwiają rezygnację z dodatkowych pomocniczych ewidencji pozasystemowych (rozliczanie RMK bez oddzielnego pliku Excel). Doradzamy również korzystanie z możliwych modułów zintegrowanych z systemem księgowym (środki trwałe, magazyn, faktury, kadry i płace). Wyeliminuje to dodatkową pracę związaną z przenoszeniem danych, np. księgowanie amortyzacji czy lista płac przygotowywane przez system. Wielu dystrybutorów udostępnia też miejsce w chmurze, zapisywanie kopii zapasowych itp.

Ponieważ przedstawiciel dystrybutora zapewnia zazwyczaj wyłącznie wsparcie techniczne, byłoby idealnie, gdyby osoba, która zajmuje się w firmie księgowością, była jednocześnie członkiem zespołu wdrożeniowego. W takiej sytuacji będzie mogła na bieżąco przekazywać swoje sugestie oparte na doświadczeniu oraz zaproponować rozwiązania, które ułatwią codzienna pracę lub są niezbędne z punktu widzenia specyfiki firmy.

Pierwszym ważnym krokiem przy wdrożeniu systemu księgowego jest zaplanowanie planu kont. Podstawą może być (ale nie musi) wzorcowy plan kont. Sugerujemy jednak, żeby się do niego nie ograniczać. Każda firma ma swoje specyficzne kategorie przychodów i kosztów, które można wyodrębnić. Plan kont warto przystosować do obowiązujących raportów (dla zarządu, dla korporacji). Utworzenie specyficznych grup kont przypisanych do poszczególnych pozycji raportu ułatwi i zautomatyzuje jego przygotowanie. Jeśli zdecydujemy się na zmianę obowiązującego planu kont, bardzo ważne jest odpowiednie zmodyfikowanie bilansów otwarcia do nowego formatu.

Drugim istotnym etapem jest zaplanowanie analityki, która nie zawsze wiąże się z rozbudową planu kont. Z naszego doświadczenia wynika, że zbyt duża liczba kont w planie prowadzi do częstych pomyłek. Sugerujemy podział pionowy, tzn. cechowanie transakcji oraz podział na projekty. Jeśli firma prowadzi działalność wieloprojektową, a dla kierownictwa istotne są informacje o rentowności każdego projektu, taki podział jest niezbędny. Dobrze przemyśleć również zasady klasyfikacji kosztów do poszczególnych centrów przychodowych oraz ewentualną alokację kosztów ogólnych.

Gdy ustawienia wstępne zostaną wprowadzone do systemu, zalecamy jego przetestowanie. Idealnym rozwiązaniem jest równoległe prowadzenie ewidencji w obu systemach – starym i nowym – przez pewien czas. Pozwoli to na sprawdzenie, czy ustawienia i wybrane schematy działają poprawnie, przygotuje na ewentualne nietypowe sytuacje oraz wyeliminuje ryzyko okoliczności, w których z powodu awarii lub błędu systemu nie będzie można przygotować deklaracji podatkowej.

Podsumowując, wdrożenie sytemu księgowego powinno składać z kilku etapów:

• przygotowanie wymagań specyficznych dla danej firmy,
• analiza rozwiązań dostępnych na danym rynku,
• wybór programu,
• przygotowanie danych do migracji,
• wdrożenie systemu,
• testy i eliminacja ewentualnych błędów,
• szkolenie osób korzystających z programu,
• uruchomienie od dnia 0 (pierwszego dnia użytkowania systemu).