Co może być kosztem, czyli o dylemacie każdego przedsiębiorcy

Każdy przedsiębiorca już na początku swojej działalności zadaje sobie pytanie – czy ten zakup można wliczyć do kosztów prowadzenia działalności? Odpowiedź brzmi: można, jeśli zakup wiąże się z prowadzoną działalnością. Prosta odpowiedź, prawda? W praktyce jednak okazuje się, że tak naprawdę jest ona dość niejednoznaczna. Dlaczego?

Przepisy mówią, że kosztem są wydatki poniesione w celu przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Mimo że w katalogu wydatków znajdują się koszty jasno określone w przepisach jako niepodatkowe, to do przedsiębiorcy należy ocena i decyzja o klasyfikacji konkretnego kosztu. Jest ona trudna, bo duże koszty wpływają na zmniejszenie wysokości podatku, który trzeba będzie zapłacić do Urzędu Skarbowego. Niestety, zbytnia łatwość w klasyfikacji naraża przedsiębiorcę na konieczność udowadniania przed kontrolą powiązań kosztu z przychodem, a w najgorszym wypadku ryzyko ich zakwestionowania.

Zawsze radzimy naszym klientom, aby decyzja o klasyfikacji kosztu była oparta przede wszystkim na zdroworozsądkowej ocenie oraz żeby każdy koszt był dobrze udokumentowany (faktura, rachunek, umowa z dostawcą, potwierdzenie dostawy, krótki opis sytuacji itp.).

Najwięcej problemów rodzą wydatki firmowe, które są niejednoznacznie lub częściowo powiązane z prowadzoną działalnością. Przykładem może być mieszkanie, w którym jest zarejestrowana działalność, a także koszty biletu miesięcznego. Nie ma sprecyzowanych przepisów, na podstawie których można ocenić, jaka cześć biletu służy osiągnięciu przychodu, skoro jego koszt nie jest uzależniony od liczby ani trasy przejazdów. Nie oznacza to jednak, że bilet miesięczny w każdej sytuacji nie będzie kosztem podatkowym. Jeśli przedsiębiorca mieszka w Katowicach, a często spotyka się z klientem w Warszawie, zakup biletu miesięcznego w innym mieście jest uzasadnionym kosztem.

Wydatki, które na pierwszy rzut oka wydają się być absurdalne, mogą bez problemu stanowić koszt uzyskania przychodu. Przykłady? Karma dla psa lub kota – jeśli terenu firmowego pilnuje pies lub jeśli jesteśmy fizjoterapeutą specjalizującym się w felinoterapii, taki zakup jest w pewni uzasadniony. Robaki? Również, jeśli mamy na przykład gospodarstwo agroturystyczne i oferujemy zawody wędkarskie w pobliskich stawach.

Katalog kosztów firmowych jest naprawdę ogromny. Istotą – jak we wszystkim – jest umiar i zdrowy rozsądek. Skórzana kanapa kupiona do mieszkania, kiedy prowadzi się warsztat samochodowy, będzie budzić wątpliwości.